Zintegrowane
zarządzanie
wydatkami cz.2
Płatności i faktury muszą zostać zakodowane i zatwierdzone, aby mogły zostać prawidłowo opłacone i zaksięgowane. Dla najlepszej efektywności i prawidłowości, dobrze jest pozwolić master datom zająć się kodowaniem.
Master daty dóbr i usług wraz z innymi katalogami danych zawierają informacje o kontach, centrach kosztowych, płatnikach, a czasem i więcej informacji, które są konieczne to zakodowania transakcji. Jeżeli ten proces zintegrowany jest z automatycznym zatwierdzaniem faktur odpowiadającym zamówieniom i dostawom, faktury mogą zostać zakodowane i zatwierdzone bez żadnej pracy ręcznej, z wyjątkiem sporadycznego zarządzania master datą. Inne codzienne procesy, takie jak wpisywanie i wysyłanie zamówień, wraz z rejestrowaniem dostaw dostarczą wszelkie inne potrzebne dane. Natomiast, jeżeli dodatkowo wprowadzona jest elektroniczna wysyłka faktur i zamówień (w formacie EDI, nie PDF czy innym podobnym formacie), cały proces jest całkowicie zautomatyzowany.
Przeciwieństwem procesu automatycznego jest ręczne kodowanie i zatwierdzanie faktur otrzymanych w wersji papierowej lub w formacie PDF. Zwykle jest to wprowadzone przy użyciu narzędzi workflow (faktura jest skanowana, a następnie przekazywana elektronicznie), co gwarantuje pewną płynność, jednakże nie jest ona równa automatycznemu, bezbłędnemu i całkiem efektywnemu przetwarzaniu faktur. Zaleca się jak największe zminimalizowanie wkładu pracy ręcznej w kodowanie i zatwierdzanie. Ryzyko nadużyć również jest wyższe w przypadku procesów ręcznych, ze względu na to, że odpowiednio uprawniony pracownik może z łatwością „przepychać” faktury.
Kodowanie i zatwierdzanie pewnych wydatków, tak jak te związane z rozrywką czy podróżami służbowymi może okazać się szczególnie trudnym wyzwaniem. Koszty gastronomiczne i konferencyjne na przykład często nie podlegają niższemu opodatkowaniu, więc na jednej fakturze mogą znajdować się różne stawki VAT. Trudno jest uniknąć pracy ręcznej w przypadku kodowania takich faktur. Zwykle najlepiej jest przetwarzać je w ramach zarządzania wydatkami, a nie wraz ze zobowiązaniami czy zamówieniami.
Rejestracja i zatwierdzanie dostawców
Wiele organizacji celuje w zmniejszenie liczby dostawców, a co ważniejsze, zmniejszenie liczby nowych dostawców do zarejestrowania. Rejestracja nowych dostawców jest czasochłonnym i kosztownym procesem. Organizacje z reguły próbują kontrolować i weryfikować wprowadzanie nowych dostawców, aby upewnić się, że spełniają oni wymagania dotyczące warunków płatności czy ogólnie rozumianej wiarygodności.
W przypadku niektórych organizacji, nowi dostawcy rejestrowani są wraz z otrzymaniem od nich faktury. Chociaż proces ten jest bardzo popularny, przedsiębiorca ryzykuje zaakceptowanie niekorzystnych warunków, lub czasem nawet fałszywych czy błędnych faktur. Zdarzyć mogą się również problemy związane z podatkiem VAT, jeżeli dostawca nie zostanie odpowiednio zarejestrowany. W bardzo pechowych sytuacjach, dostawcy mogą również znajdować się na tak zwanych „czarnych listach”. Takie listy zwykle zawierają dostawców, którzy działają w sposób nieetyczny, pod wieloma względami, na przykład poprzez nadużycia finansowe, uchylanie się od podatków czy wykorzystanie pracy małoletnich.
Całkowicie wykonalnym jest wprowadzenie jednocześnie zorganizowanego procesu rejestracji dostawców oraz dynamicznego procesu ad-hoc. Zorganizowany proces aplikuje się do znanych dostawców, których ilość dóbr czy usług jest znacząca. Niezorganizowany proces stosowany jest w przypadkach drobnych wydatków i najlepiej wykorzystywany jest w zakresie zarządzania wydatkami, aby nie redukować efektywności zarządzania zamówieniami czy zobowiązaniami.
Zorganizowany proces wprowadzania nowych dostawców składa się z etapów, które gwarantują, że zatwierdzeni dostawcy stosują się do polityki organizacji w zakresie handlu, oraz ich ogólną adekwatność. Jeżeli dana organizacja używa platformy zamówieniowej takiej jak BasWare czy Ariba, proces wprowadzania dostawców jest integralną częścią tej platformy. Na taki proces zwykle składa się negocjowanie warunków z dostawcą, sprawdzanie zdolności kredytowej oraz czarnych list, jak również szacowanie cen czy prognoz.
Jeżeli chodzi o pozostałe zamówienia, niezorganizowany proces może okazać się efektywny. Stosowany jest on zwykle w przypadku mniejszych oraz bardziej bieżących wydatków. Przykładami są szkolenia, konferencje, artykuły biurowe czy upominki. Tym zajmuje się dział zarządzania wydatkami, zwyczajowo z uwzględnieniem płatności kartą kredytową. Warunki zapłaty dla płatności kartą kredytową są zwykle bardziej korzystne (=dłuższe) niż te dla płatności wykonywanych po otrzymaniu faktury. Dzięki wykorzystaniu procesu zarządzania wydatkami, te płatności nie zaburzają naturalnego ciągu zarządzania zamówieniami czy zobowiązaniami. Mimo tego, dostawcy opłaconych w ten sposób dóbr czy usług, wciąż powinni zostać odpowiednio zweryfikowany, aby upewnić się, że są oni, dla przykładu, poprawnie zarejestrowani w urzędzie skarbowym. W wielu państwach składanie miesięcznych deklaracji VAT zobowiązuje przedsiębiorstwa do przedłożenia danych transakcyjnych, dlatego zarejestrowanie pełnych informacji o dostawcach, nawet w przypadku płatności kartą czy płatności jednorazowych może okazać się konieczne.
Kontrolowanie rejestracji dostawców oraz warunków handlowych ich dotyczących jest kluczowe dla optymalnego przepływu gotówki w firmie oraz zmaksymalizowania zysków.
Płatności/pliki płatności
Często pomijanym etapem procesu P2P jest sama płatność. Dobrym pomysłem jest wrócenie uwagi na wszystkie płatności, nie tylko te związane z tradycyjną metodą zakupu dóbr i usług. Te płatności to m.in. podatki, pensje, opłaty i rachunki.
Proces regulowania płatności może być bardzo skomplikowany, jeżeli duża ich liczba jest regulowana ręcznie, poza zoptymalizowanym procesem. Pojawia się również duże ryzyko związane z bezpieczeństwem transakcji. Częstym problemem jest upewnienie się, że zatwierdzona płatność w istocie dociera do prawidłowego odbiorcy.
Większość dużych organizacji pracuje z tak zwanymi plikami płatności, które tworzone są w systemie księgowania. Docelowo, wszystkie płatności dokonywane są za pomocą tychże plików, a liczba tych plików i cykli płatności jest zminimalizowana do jednego na tydzień, lub nawet mniej. Plik płatności tworzony jest przez system księgowania poprzez zebranie wszystkich zatwierdzonych faktur, których termin płatności przypada na określoną datę. Jednakże, zwykle organizacje nie uiszczają wszystkich należności za pomocą tych plików. Ręczne płatności dokonywane są dla zaliczek, pilnych płatności i tych płatności, których bank nie może przetworzyć w pliku. Do tej ostatniej grupy należą na przykład faktury krajowe w walucie.
Ważnym elementem płatności jest ich bezpieczeństwo. Plik płatności to z reguły plik tekstowy utworzony przez wspomniany system oraz przesłany do banku. Plikiem tym można zarządzać przy odpowiedniej wiedzy. Można na przykład zmienić numer rachunku. Aby uniknąć takich sytuacji, można zastosować różne rozwiązania: jeżeli jest to możliwe, można przesłać plik bezpośrednio z systemu do banku, zmienić format pliku czy na bieżąco kontrolować płatności. Jeżeli płatności nie są uiszczone, dostawcy na pewno skontaktują się z powodu braku zapłaty.
Bezpieczeństwo płatności ręcznych jest równie trudne do zagwarantowania. Ważnym jest odpowiedni podział obowiązków, tak aby uniknąć sytuacji, w której to ten sam pracownik rejestruje dostawców, faktury oraz dokonuje płatności. Wszystkie te zadania powinny być wykonywane przez różne osoby. Zalecanym jest korzystanie z narzędzi workflow aby kontrolować wezwania do zapłaty oraz ich zatwierdzenie. Należy unikać komunikacji poprzez pocztę elektroniczną. Jednym z najbardziej znanych przykładów oszustw jest wysyłanie fałszywych wiadomości E-mail, które wyglądają jak gdyby zostały wysłane przez członka zarządu proszącego księgowego o zrealizowanie płatności (CEO-fraud). Dzięki narzędziom workflow, znacznie łatwiej uniknąć jest takich oszustw.
Wygodną metodą dokonywania płatności jest polecenie zapłaty. Polecenie zapłaty to płatność, która jest automatycznie pobierana z konta płatnika przez dostawcę, kiedy upłynie jej termin zapłaty. Płatnik uprzednio musi wyrazić zgodę na takie zarządzenie płatnościami przez dostawcę. Jest dużo rodzajów polecenia zapłaty, jednakże nie będziemy ich dalej zgłębiać. Wiele z nich jest lokalnych, tak jak włoskie RIBA czy skandynawskie Autogiro. Najważniejszą metodą w Europie jest polecenie zapłaty SEPA, które jest mniej kosztowną alternatywą dla tradycyjnych krajowych i międzynarodowych poleceń zapłaty.
Wprowadzenie tego rodzaju płatności zależy od polityki firmy. Zezwolenie dostawcom na pobieranie opłat z rachunku wymaga zaufania, ale także ogranicza możliwość kontroli płatności wychodzących. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których konieczne jest opóźnienie płatności z powodów związanych z przepływe gotówki czy konfliktem. Niektórzy dostawcy wymagają od klientów zezwolenia na polecenie zapłaty. Są to z reguły dostawcy o silnej pozycji na rynku, porównywalnej do monopolu. Przykładem są firmy użyteczności publicznej, ubezpieczalnie czy organizacje rządowe.
