Praca zdalna i hybrydowa - regulacje podatkowe i składkowe w Polsce

Praca zdalna nie miała dotychczas unormowań w kodeksie pracy czy innych aktach prawnych. Jednak w dobie pandemii zupełnie zmieniła swoją rolę i znaczenie. Prowadzone procedury legislacyjne zakończyły się nowelizacją kodeksu pracy, podpisaną 27 stycznia 2023 r. przez Prezydenta RP i opublikowaną w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023 r.

Zgodnie z jej zapisami, możliwe stało się świadczenie pracy wyłącznie w formie zdalnej całkowitej lub hybrydowej. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek zawarcia porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową co do określenia zasad wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli zgoda nie zostanie osiągnięta, należy ustanowić regulamin, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Według wprowadzonej definicji, praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wyznaczonym przez pracownika oraz uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania zatrudnionego oraz z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Do obowiązków pracodawcy należą:

• dostarczenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, a także zapewnienie instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń technicznych,
• zorganizowanie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych wydatków bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie materiałów niezapewnionych przez pracodawcę np. prywatnego laptopa.

Zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów energii elektrycznej i Internetu może zostać zastąpiony ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości. Powinien on zostać dopasowany do różnych grup pracowników, niezależnie od wymiaru zatrudnienia (pełny/ niepełny etat) oraz formy współpracy - praca w pełni zdalna lub hybrydowa. Zwroty kosztów wypłacane przez pracodawcę zwolnione są z obciążeń publicznoprawnych, takich jak ZUS i PIT.