Faktury ustrukturyzowane - korzyści i wyzwania dla przedsiębiorców w Polsce
Kolejnym etapem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce jest rozpoczęcie przez Ministerstwo Finansów konsultacji publicznych projektu ustawy uznającej e-fakturę jako powszechny sposób rozliczania.
Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, a jednocześnie przygotowują się do zmian, które będą obowiązywały od 1 lipca 2024 r. Już na etapie prac legislacyjnych rząd zapowiedział bowiem wprowadzenie w dalszej perspektywie obligatoryjności tego rozwiązania.
Warto pamiętać, że istotą faktur ustrukturyzowanych jest ich wystawianie według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną XSD ustaloną przez resort finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur. Rejestr weryfikuje poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Ponadto zapewnia organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników dokumenty.
Rozliczenia w ramach KSeF a korzyści dla podatników
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na korzystanie z systemu, zostaną zwolnieni z odpowiedzialności za pewną część obowiązków dokumentacyjnych. Oznacza to, że właściciele firm nie będą już musieli przechowywać faktur ani ich archiwizować. Te zadania przejmie KSeF. Dzięki temu żadne druki czy dane nie ulegną zniszczeniu ani nie zaginą, a niezbędne czynności administracyjne zostaną ograniczone do minimum. Rozliczenia w ramach KSeF mogą pozytywnie wpłynąć na usprawnienie procesów fakturowania oraz ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Większa automatyzacja zredukuje czas potrzebny na kwestie formalne oraz prawdopodobnie ograniczy błędy przy wystawianiu dokumentów.
Niewątpliwą zaletą faktur ustrukturyzowanych jest ich jednolity format dla wszystkich podatników. Dzięki temu możliwe będzie przyspieszenie procesu weryfikacji i porównania prawidłowości otrzymywanych dokumentów. Co więcej, przesyłanie faktur w czasie rzeczywistym i uzyskanie urzędowego poświadczenia odbioru (tzw. UPO) wyeliminuje problem kwestionowania faktu otrzymania faktury przez odbiorcę.
KSeF jest obecnie rozwiązaniem fakultatywnym. W związku z tym, ustawodawca przewiduje szereg korzyści dla przedsiębiorców, które mają ich przekonać do korzystania z systemu. Są to: krótszy termin oczekiwania na zwrot VAT (do maksymalnie 40 dni) oraz brak obowiązku składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych.
Obowiązki i wyzwania wynikające z prowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur
Wielu właścicieli firm prezentuje jednak postawę sceptyczną, gdyż wdrożenie rozliczeń w ramach przedmiotowego systemu będzie wiązało się z koniecznością wprowadzenia licznych zmian w sferze procesów finansowo-księgowych oraz obszarze technologicznym.
Przedsiębiorcy będą musieli zadbać o pełną integralność posiadanych systemów księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur oraz zaktualizować (lub stworzyć nowe) procedury związane z prawidłowym obiegiem dokumentów. Konieczne jest również poddanie modyfikacji funkcjonujących do tej pory zasad dotyczących wystawiania oraz doboru danych źródłowych do faktur.
Automatyzacja nowego obiegu dokumentów będzie również problematyczna dla służb finansowych, zwłaszcza tych outsourcowanych, ponieważ w momencie awarii systemu mogą powstawać czasowe zatory w fakturowaniu. Będzie również wyzwaniem dla samych kontrahentów, którzy powinni zweryfikować i zaakceptować otrzymane faktury przed ich przekazaniem do księgowości, a pełna automatyzacja może zachęcać do pomijania tego procesu. Dlatego poza kwestiami technicznymi, głównym wyzwaniem mogą okazać się procesy związane z zakresem odpowiedzialności służb księgowych oraz kontroli merytorycznej dokumentów.
Osoby odpowiedzialne za sprawy finansowo-księgowe staną w obliczu konieczności zweryfikowania istniejących procesów fakturowania, wyboru i przetestowania metody wysyłki faktur do KseF, wypracowania nowych procedur weryfikacji otrzymanych faktur oraz wystawiania i żądania korekt, czy dostosowania pracy do prędkości i niezawodności działania systemu KseF.